Apa pengertian korespondensi ?

Korespondensi adalah salah satu kegiatan berbahasa/berkomunikasi yang dilakukan dalam bentuk komunikasi tertulis.

Apa pengertian surat ?

Surat adalah suatu sarana dalam berkomunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat dapat berbentuk pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan.

Apa fungsi surat ?

Meskipun teknologi komunikasi berkembang sangat pesat, peranan surat belum dapat digantikan. Surat masih memegang peranan penting sebagai sarana penghubung antara 2 pihak atau lebih dalam satu kelompok organisasi baik pemerintah maupun swasta.

Selain sebagai sarana penghubung/komunikasi, surat juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut :

a. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan.

b. Alat bukti tertulis (hitam di atas kertas), terkait masalah hukum.

c. Alat untuk mengingat dalam konsep pengarsipan.

d. Bukti historis / bukti sejarah

e. Pedoman kerja (surat keputusan)

Adapun pengelompokan surat berdasarkan segi bentuk dan isi bahasannya :

Surat Pribadi

Surat Pribadi adalah surat yang dibuat yang dibuat oleh sesorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Tidak memiliki format penulisan yang baku sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan penulis surat. Misalnya surat perkenalan, surat cinta, dan lain-lain.

Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas bersifat formal dan memiliki format penulisan yang baku. Misalnya surat edaran, surat perjalanan dinas, dan lain-lain

Surat Bisnis

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Misalnya surat pesanan, surat penwaran dan lain-lain.

Surat menurut wujudnya, terbagi atas :

  1. Surat bersampul

Adalah surat yang terdiri atas kertas surat, beserta sampul / amplopnya.Isi surat bersampul boleh terdiri atas beberapa lembar kertas dengan berat maksimum tertentu sesuai dengan peraturan kantor pos.

  1. Kartu pos

Adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang di keluarkan oleh kantor pos.

Ada juga yang berukuran lebih besar, antara lain 15 cm x 20 cm yang di keluarkan oleh perusahaan swasta.

  1. Memo / Nota

Adalah surat yang di pakai untuk keperluan intern suatuorganisasi.Memo dan Nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat dalam suatu kantor.

  1. Telegram / Telex

Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram ( graf ) yang berarti tanda yang tercetak, jadi makna kata telegram selengkapnya adalah tanda “ tanda / berita yang tercetak dari jarak jauh “.

  1. Warkat pos

Adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas. Kertas warkat pos di buat sedemikian rupa sehingga bila dilipat akan membentuk amplop.

Surat Menurut Pemakaiannya

  1. Surat Pribadi

Adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi. Pengirim surat harus menyebut dirinya dnengan kata saya atau kata ganti orang pertama.

Jika dilihat dari isinya surat pribadi dapat di bedakan atas 2 macam :

1. Surat pribadi yang isinya bersifat prive, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau kepada kerabat / keluarga.

2. Surat priadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan, surat kuasa, dan surat pernyataan.

1. Surat Pemerintah

Adalah surat resmi yang terutama di pergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah.

2. Surat Niaga / Bisnis

Adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan jual-beli.

Surat bisnis memakai bentk yang bervariasi, namun tetap mengikuti ketentuan surat resmi.

3. Surat Sosial

Adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya : yayasan, perkumpulan olah raga, organisasi kedaerahan dan organisasi lainya (Misalnya LSM) yang bersifat nonprofit.

Surat Menurut Banyaknya Tujuan

a. Surat Biasa

Adalah surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang / organisasi (jumlahnya sedikit).

  1. Surat Edaran / Pengumuman

Adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.

4. Surat Menurut Sifatnya

a. Surat Biasa

Adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat tersebut boleh diketahui oleh orangLain

selain ornag yang dituju.

  1. Surat Rahasia

Adalah surat untuk kalanga terbatas. Maksudnya, surat tersebut tidak untuk di sebarluaskan karena di tujukan atau dipakai untuk kalangan tertentu.

  1. Surat Sangat Rahasia

Adalah surat yang hanya boleh dibuka atau hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harus memakai amplop lebih dari satu.

  1. Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

a. Surat Biasa

Adalah surat yang diperlakukan secara biasa. Artinya, surat ini tidak di istimewakan. Kata biasa dalam hal ini mengandung pengertian tidak perlu cepat-cepat dikiri, atau tidak harus segera di balas.

  1. Surat Segera / Ekspres

Adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat.

Bila dikirim via pos, perangko surat ekspres tentu lebih besar dari oerangko surat biasa.

  1. Surat Kilat

Adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera, surat ini harus di dahulukan dari surat-surat lain baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.

  1. Surat Menurut Bentuknya
  1. Bentuk Resmi Indonesia (Official Style)

Bentuk Resmi Indonesia (lama) memiliki penempatan bagian surat yang khas.

Bentuk surat berprihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan msyarakat umum.